Nelle società con organi delegati, il collegio sindacale riceve informazioni sul generale andamento della gestione, sulla sua prevedibile evoluzione e sulle operazioni di maggior rilievo. Lo statuto ne fissa la periodicità, che non può superare 180 giorni.
Il punto operativo emerge quando la relazione ricevuta non consente di comprendere un’operazione o un affare determinato. Il collegio deve stabilire se basti verbalizzare la carenza o se occorra chiedere notizie agli amministratori, anche con riguardo alle controllate, senza confondere la vigilanza con la revisione legale del bilancio.
Il flusso periodico dovuto dagli organi delegati
Nelle società con organi delegati, questi riferiscono al collegio sindacale sul generale andamento della gestione, sulla sua prevedibile evoluzione e sulle operazioni di maggior rilievo, per dimensioni o caratteristiche. Lo statuto stabilisce la periodicità del flusso, che non può essere superiore a 180 giorni.
Non si tratta di un’informativa meramente descrittiva. Gli organi delegati curano l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile rispetto alla natura e alle dimensioni dell’impresa; il collegio deve quindi disporre di elementi che consentano di esercitare la propria vigilanza.
Il flusso periodico costituisce la base ordinaria della vigilanza, non un limite alle informazioni acquisibili dal collegio. La relazione dovrebbe rendere individuabili i fatti gestori rilevanti, la loro evoluzione attesa e i possibili riflessi sugli assetti.
Il collegio dovrebbe verificare anzitutto:
- che lo statuto disciplini il flusso con una cadenza non superiore a 180 giorni;
- che l’informativa copra tutti i contenuti previsti per gli organi delegati;
- che le operazioni di maggior rilievo siano identificabili e non confuse in dati aggregati.
Se questi elementi mancano, la verbalizzazione della carenza è utile, ma non esaurisce l’attività di vigilanza richiesta.
Quando il flusso ordinario non basta
Il flusso periodico riguarda il quadro generale della gestione e le operazioni di maggior rilievo. Una richiesta riferita a una singola operazione o a un determinato affare ha invece un oggetto più ristretto: serve a colmare una lacuna che impedisce di comprendere un fatto già emerso nell’attività di vigilanza.
Il collegio sindacale può chiedere agli amministratori notizie sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari, anche con riferimento a società controllate. Questo potere non presuppone l’attesa della successiva informativa periodica. La necessità della richiesta nasce quando il contenuto ricevuto non permette di valutare il profilo oggetto della vigilanza.
La distinzione incide sul modo di formulare l’intervento. Non sarebbe adeguata una domanda indistinta di documenti o chiarimenti su tutta la gestione; il collegio dovrebbe indicare l’operazione, l’affare o l’aspetto gestionale da chiarire, nonché gli elementi informativi necessari.
La richiesta dovrebbe anche conservare il collegamento con l’attività svolta. Un verbale dovrebbe dare conto del dato mancante, della ragione per cui esso è rilevante e dell’oggetto circoscritto della domanda rivolta agli amministratori.
L’insufficienza del flusso ordinario richiede un’iniziativa proporzionata, non la sospensione della vigilanza fino alla relazione successiva. La risposta ricevuta potrà così essere valutata rispetto a una richiesta precisa e verificabile.
La richiesta mirata su affari specifici
Può accadere che l’informativa individui un’operazione rilevante, ma non ne chiarisca andamento, stato di esecuzione o collegamento con il determinato affare sottoposto alla vigilanza. In tale situazione, il collegio non deve ricostruire per presunzioni ciò che può chiedere direttamente agli amministratori.
L’articolo 2403-bis del codice civile consente al collegio sindacale di chiedere agli amministratori notizie sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari. La richiesta può riferirsi anche a società controllate. L’estensione è funzionale all’acquisizione dell’informazione necessaria alla vigilanza, non trasforma il collegio in un organo gestorio della controllata.
La domanda dovrebbe individuare il perimetro istruttorio con formule operative: quale operazione deve essere illustrata, quale fase richiede chiarimenti e quali dati sono necessari per comprendere l’andamento dell’affare. La circoscrizione protegge sia l’efficacia dell’iniziativa sia la successiva valutazione della risposta.
Non è necessario sovrapporre alla richiesta un giudizio anticipato sull’operazione. Il collegio dovrebbe prima acquisire gli elementi che mancano; solo dopo potrà valutare se il fatto incide sull’osservanza della legge, dello statuto o sui profili sottoposti alla sua vigilanza.
Quando il perimetro societario rende necessari dati provenienti da una controllata, la richiesta dovrebbe esplicitare tale collegamento. L’articolo 2403-bis ammette espressamente le notizie anche con riferimento alle controllate.
Ispezioni autonome e confini della vigilanza
Se i dati non sono messi a disposizione o la risposta non chiarisce l’oggetto della richiesta, i sindaci possono procedere in qualsiasi momento, anche individualmente, ad atti di ispezione e di controllo. Il potere istruttorio non dipende dalla convocazione del collegio né dalla scadenza del flusso periodico.
La richiesta di notizie e l’ispezione hanno funzione distinta. La prima è rivolta agli amministratori e mira a ottenere spiegazioni o informazioni su operazioni sociali e affari determinati. La seconda consiste in un’attività autonoma di verifica, esercitabile dai sindaci anche individualmente.
Il passaggio non dovrebbe essere automatico. Il collegio dovrebbe valutare se la risposta sia effettivamente insufficiente, quali elementi restino non disponibili e quale atto di controllo sia coerente con il fatto da approfondire. Anche questa valutazione richiede una verbalizzazione ordinata.
Resta essenziale separare il piano della vigilanza da quello della revisione legale del bilancio. L’impossibilità di ottenere informazioni può limitare la concreta esecuzione della vigilanza del collegio; non autorizza, da sola, a confondere tale attività con le procedure proprie dell’incarico di revisione legale.
La distinzione va mantenuta anche nella documentazione professionale. La verifica dell’iscrizione nel Registro dei revisori legali attiene infatti all’incarico di revisione, mentre la richiesta e l’ispezione qui considerate appartengono ai poteri del collegio sindacale.
Verifiche prima di chiudere l’istruttoria
Prima di chiudere l’istruttoria, il collegio dovrebbe confrontare il flusso ricevuto con il contenuto dovuto dagli organi delegati: andamento generale della gestione, prevedibile evoluzione e operazioni di maggior rilievo. La verifica deve riguardare anche la cadenza prevista dallo statuto, entro il limite massimo di 180 giorni.
Il secondo passaggio consiste nel qualificare la lacuna. Se riguarda l’andamento di operazioni sociali o un determinato affare, il collegio può chiedere notizie agli amministratori. Se l’informazione necessaria riguarda una controllata, la richiesta può estendersi a tale società.
Il fascicolo di vigilanza dovrebbe consentire di ricostruire una sequenza semplice:
- informativa ricevuta e contenuto non chiarito;
- richiesta circoscritta, destinatario e ragione della rilevanza;
- risposta acquisita, elementi residui e decisione su eventuali ispezioni o controlli.
Se occorre preservare una netta distinzione documentale tra incarichi, possono essere utili anche gli approfondimenti sul perimetro probativo dell’attestazione di sostenibilità nella catena del valore e su come documentare la versione ESRS applicata. Essi non modificano i poteri di vigilanza disciplinati dall’articolo 2403-bis.
La chiusura dell’istruttoria dovrebbe quindi derivare dalla sufficienza degli elementi ottenuti, non dal solo invio di una risposta formale.
Il collegio sindacale deve usare il flusso periodico come presidio ordinario e attivare una richiesta mirata quando mancano dati necessari su operazioni o affari specifici. La richiesta va circoscritta e documentata; se resta insufficiente, i sindaci possono valutare atti di ispezione e controllo, mantenendo distinta la vigilanza dalla revisione legale del bilancio.
Fonti
- DECRETO LEGISLATIVO 17 gennaio 2003, n. 6 (22 Gennaio 2003)
- DECRETO LEGISLATIVO 17 gennaio 2003, n. 6 (22 Gennaio 2003)
- DECRETO LEGISLATIVO 17 gennaio 2003, n. 6 (22 Gennaio 2003)
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